Zadaci

Dodajte i upravljajte svojim zadacima Tipovi zadatka Postavke zadatka Dodavanje zadataka na sastanak Izvještaji Natrag na Pomoć

Dodajte i upravljajte svojim zadacima

Zadaci su neovisni entiteti u fazi projekta, koji se koriste za izravnu komunikaciju između projektnog tima. Njihova je svrha poboljšati protok informacija, zamjenjujući telefonske pozive i e-poštu.

Zadatak možete stvoriti izravno na planu pomoću ikone Pin na alatnoj traci ili odlaskom na modul zadataka i klikom na ikonu Plus. Da biste kreirali zadatke, na fazi projekta morate imati prava administratora ili urednika projekta (editor). Zadaci mogu biti neovisni ili povezani s određenim planom.

Prilikom izrade zadatka trebali biste odrediti status, prioritet, vidljivost i vrstu zadatka. Klikom na zadatak otvorit će se prozor u kojem možete promijeniti svojstva zadatka.

Možete odabrati želite li da je vaš zadatak javan ili privatan. U javnom načinu rada svi na projektu mogu pogledati zadatak. U privatnom načinu rada zadatak je vidljiv samo osobama koje su uključene u zadatak (vlasnik, primatelji i sljedbenici).


Svaki zadatak ima svog kreatora, osobu kojoj je dodijeljen (primatelja), sljedbenika (onaj koji prati rješavanje tog zadatka) i odobravatelje. Da biste saznali više o ulogama, idite na Uloge na razini zadatka. Nije obvezno dodavanje sljedbenika ili odobravatelja. Ovisi o zadatku.

Svi primatelji, sljedbenici i odobravatelji dobivaju obavijest unutar aplikacije i e-poštu kada se zadatak kreira/doda.

Zadaci se ne mogu izbrisati, ali njihov status možete promijeniti u otkazani i privatni.

Otkazani zadaci vidljivi su svima, ali ih možete isključiti filtriranjem.

Privatni zadaci vidljivi su samo kreatorima, odobravateljima, sljedbenicima i dodijeljenim osobama.

Zadacima možete dodati višejezični prijevod. Prvo morate dodati jezik koji vam treba u postavkama projekta (svojstva projekta). Zatim kliknite zadatak i kliknite karticu sa kraticom vašeg jezika (HR, EN, DE, itd.) ispod opisa i unesite prijevod.

Također možete dodati discipline i oznake za lakše filtriranje.

Tipovi zadatka

RFI - Request for Information / ne zahtjeva nikakvu posebnu reakciju, samo informaciju
FYI - For your Information / informacija koja nema utjecaj na posao i postavljene rokove na projektu
Decision / informacija koja ima utjecaj na postavljene rokove i posao općenito
To Do / određeni zadatak, iziskuje specifičnu akciju reakciju osobe kojoj je dodijeljen, uvijek ima zadan rok 
Milestone / određuje važnu prekretnicu unutar projekta (rok, dozvolu, itd.) 
Issue / detektira problem, još uvijek nema osobu koja je zadužena za njegovo rješavanje, naknadno se može pretvoriti u “to - do” tip zadatka

Svaki tip je prikazan posebnom ikonom. Listu zadataka možete pregledati i filtrirati zadatke prema njihovom tipu.

Postavke zadatka

U postavkama zadatka u prozoru za pregled možete pregledati i uređivati postavke, kontrolnu listu, komentare, povijest, učitane datoteke i sažetak

U postavkama zadatka možete urediti sve podatke unesene tijekom kreiranja zadatka. 
Također, prilikom kreiranja zadatka ili nakon toga, možete dodavati osobe zadužene za izvršenje tog zadatka. U modulu “Zadaci” postoje različite uloge korisnika. Više o ulogama vidite dio - korisničke uloge. Osobe zadužene za izvršavanje zadatka primit će obavijesti o svim promjenama na tom zadatku. Također možete dodavati sljedbenike i odobravatelje te  tag-ove za filtriranje.
U kontrolnoj listi možete dodati stavke koje je potrebno provjeriti tijekom zadatka. Stavku možete provjeriti nakon što je izvršena.
U kartici s komentarima svi članovi zadatka, osim gledatelja projekta, mogu komentirati i raspravljati o zadatku.
Svaki zadatak ima povijest svih svojih promjena, tako da je moguće pratiti sve promjene i nitko ne može uređivati zadatak, a da ostali sudionici na zadatku ne budu o tome informirani. Kada je zadatak zatvoren, nije ga moguće komentirati ili promijeniti.
Na kartici datoteke možete učitati i preuzeti datoteke
U pregledu zadataka možete vidjeti sve pojedinosti zadatka. Također, klikom na oznaku nacrta, u koloni “idi na” možete otići direktno na nacrt, na mjesto na koje se zadatak odnosi. Ukoliko nema učitanog nacrta, označit će se kao n / a.

Također, pored svakog zadatka je u zagradi prikazana brojka koja označava koliko je komentara ili dokumenata povezano s tim zadatkom te klikom na link ih možete sve i vidjeti.

Možete preuzeti popis zadataka u Excel obliku, odabirom zadataka i klikom na ikonu preuzimanja u gornjem desnom kutu.

Dodavanje zadataka na sastanak

Jednostavno možete dodati zadatke na sastanak, odabirom željenih zadataka koje ste prethodno filtrirali po želji. U prozoru koji će se otvoriti možete odabrati želite li kreirati novi sastanak ili ih dodati na postojeći sastanak.

Izvještaji

Zadatke možete i exportirati u obliku excel tablice.

Za kreiranje izvještaja zadataka u pdf formatu kliknite na print ikonu i otvorit će se prozor za postavke izvještaja u kojem možete odabrati što želite printati.