Sastanci

Dodaj novi sastanak Dodaj teme, zadatke i grupe Statusi sastanka Kopija sastanka Slanje sastanka u PDF formatu Natrag na Pomoć

Dodaj novi sastanak

Stvorite svoj sastanak tako da odaberete modul Sastanci u lijevom izborniku i kliknete + Dodaj novi sastanak u gornjem desnom kutu.



U svakom novom sastanku možete odabrati Zadatke koje želite dodati sastanku, datum, vrijeme i trajanje sastanka. U odjeljku s jezicima možete odabrati jezike koji će se koristiti tijekom projekta. Sudionici sastanka mogu se odabrati između dostupnih članova vaše tvrtke.

Nakon što kliknete dodaj sastanak, on će se pojaviti u odjeljku Svi sastanci i Nadolazeći sastanci.

U prozoru za uređivanje možete naknadno uređivati sve informacije, odabrati jezik sastanka, trajanje i lokaciju, dodati sudionike i sljedbenike i postaviti status i vidljivost sastanka. 

Dodaj teme, zadatke i grupe

Na svakom sastanku možete lako dodati novu temu klikom na  Dodaj temu na dnu stranice.  Teme su dijelovi sastanka koji nisu zadaci i nemaju akciju koja slijedi nakon njih. 

Teme će se pojaviti u listi na sastanku, uz svaku temu moguće je dodati prilog ili komentar ili pretvoritit temu u zadatak.

Dodavanje postojećih zadataka je jednako lako, jednim klikom. Otvoriti će vam se prozor koji nudi zadatke koji su dostupni u toj fazi projekta. 

Za dodavanje novih zadataka potrebno je kliknuti na Dodaj novi zadatak. Zadatk će odmah postati vidjliv i u listi zadataka. Možete ga uređivati direktno u sastanku, sve promjene su povezane s modulom Zadaci.   

Za dodavanje grupa klikom na dodaj grupu pojaviti će se grupa s rednim brojem na mjestu gdje ste zadnje kliknuli mišem. Možete jednostavno povlačiti grupu gore dolje klikom i držanjem klika i razmjestiti na sastanku kako vam najviše odgovara.  Ono što povezuje teme i zadatke u grupi je i vrijeme koje se zbraja - pojedinačno vrijeme svake teme i zadatka u zbroju daje ukupno vrijeme trajanja grupe. 

Na sastanku tako možete lako pratiti i vrijeme sastanka -  ukupan zbroj vremena će se oduzeti od predviđenoh vremena sastanka i apliakcija će vas crvenom oznakom upozoriti ako ste prekoračili zadano vrijeme.


Na svaku temu i zadatak možete dodati i prilog i komentar. Klikom na ikonu priloga i komentara otvorit će se prošireni prikaz sa svim sadržajem.

Sve stavke na sastanku možete lako uređivati i mijenjati im redoslijed kako bi prilagodili sastanak. 


Statusi sastanka

Prilikom stvaranja novog sastanka početni status će biti Agenda.

Agendu možete poslati klikom na aviončić ili promjenom statusa u Zapisnik. Jednom kad ste promijenili status Agenda se više ne mijenja i konačna Agenda sprema se u tab Arhiva. 

Kad ste završili s pisanjem Zapisnika, status je potrebno promijeniti u Komentiranje, na taj način svi sudionici će automatski dobiti obavijest na mail i zapisnik u pdf formatu. 

Moguće je postaviti i vrijeme u kojem je potrebno dostaviti komentare na Zapisnik.

Jednom kad ste primili sve komentare ili je isteklo vrijeme komentiranja, možete unijeti eventualne izmjene u Zapisnik a nakon toga promijeniti status u Zatvoren. Time će ponovo svi sudionici dobiti finalni Zapisnik, a sve što je bilo na sastanku - osobito zadaci - ostati će zamrznuto u istom stanju  u kojem se nalazilo prilikom zatvaranja sastanka. Sve daljnje promjene na zadatku neće se vidjeti na ovom sastanku.

Ako želite napraviti sastanak koji je vidljiv samo određenim članovima tima, možete promijeniti status u Privatno, na taj način sastanak postaje vidljiv samo sudionicima koji su dodani na sastanak a ne svima na projektu.

Kopija sastanka

Klikom na Follow Up možete kreirati kopiju postojećeg sastanka. Ta akcija će povući sve sudionike, vrijeme, lokaciju i sve zadatke i teme. 

Ova funkcija je vrlo korisna za sastanke koji se ponavljaju ili nastavljaju jedan na drugi. Na ovaj način ne počinjete nikad od nule nego koristite što više postojećih informacija i štedite vrijeme.

Slanje sastanka u PDF formatu

U gornjem desnom uglu nalazi se ikona za slanje sastanka u pdf-u putem maila svim sudionicima.

Ako ne želite slati sastanak svima, nego samo kreirati pdf postoji i akcija print.